Führung und Organisation

Kompetente Leitung und klare Strukturen. 

 

Standard 3 | Leitung

Die leitenden Organe nehmen ihre Verantwortung wahr.

Als oberstes Organ bestimmt bei Vereinen die Vereins- oder Delegiertenversammlung die Grundsätze der Organisation. Bei Stiftungen regelt das oberste Leitungsorgan die Grundsätze der Organisation nach Massgabe der Stiftungsurkunde. Bei Organisationen mit anderer Rechtsform gilt dies sinngemäss.

Das oberste Leitungsorgan ist im Normalfall bei Stiftungen der Stiftungsrat und bei Vereinen der Vorstand. Als strategisches Führungs- und Aufsichtsorgan nimmt es mittel- und langfristige Leitungs- und Kontrollfunktionen wahr. Das oberste Leitungsorgan trägt die Gesamtverantwortung für die Organisation. Insbesondere für deren Geschäftstätigkeit, die Verwaltung und die Verwendung des Vermögens, das Risikomanagement und die interne Kontrolle.

Der Präsident oder die Präsidentin führt das oberste Leitungsorgan und sorgt für eine effiziente und wirksame Arbeitsweise. Das oberste Leitungsorgan legt die für die Erfüllung seiner Aufgaben nötigen Strukturen und Verfahren fest und überprüft diese regelmässig.

Unter Wahrung seiner Aufsicht und Verantwortlichkeit kann das oberste Leitungsorgan Aufgaben an die Geschäftsleitung delegieren sowie ständige oder nichtständige Ausschüsse einsetzen.

Zusammensetzung, Auftrag, Kompetenzen, Dauer und Verantwortlichkeit der Ausschüsse sind zu regeln und bei ständigen Ausschüssen in einem Erlass festzuhalten.

Aufgaben, die nicht ausdrücklich anderen Organen zugewiesen sind, fallen in den Zuständigkeitsbereich des obersten Leitungsorgans.

Was muss eingereicht werden? Statuten, Sitzungsprotokolle der letzten zwei Jahre; falls vorhanden: Regelungen zur Zuständigkeit der Organe (z.B. Geschäftsreglement, Kompetenzordnung, Stellenbeschreibungen etc.); situationsbedingt: Regelungen zu Ausschüssen

Wie wird der Standard geprüft? Es wird individuell beurteilt, ob das oberste Leitungsorgan funktionsfähig ist und seine Aufgabe wahrnimmt. Kriterien dafür sind Sitzungsrhythmus, Beteiligung, Beschlussfähigkeit, protokollierte Geschäfte, Berichterstattung, Strukturen und Verfahren.

 

Standard 4 | Unabhängigkeit

Das oberste Leitungsorgan besteht aus mindestens fünf voneinander unabhängigen Mitgliedern.

Das oberste Leitungsorgan setzt sich aus mindestens fünf Mitgliedern zusammen.

Die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sind untereinander weder verheiratet, nahe verwandt* oder verschwägert, noch leben sie in einer dauerhaften Partnerschaft.

Wenn das oberste Leitungsorgan sich wenigstens aus sieben Mitgliedern zusammensetzt, dürfen zwei davon gemäss Absatz 2 persönlich verbunden sein.

Gehören dem obersten Leitungsorgan mehr als neun Mitglieder an, sorgt es für adäquate interne Entscheidungsstrukturen.

Die für die Wahrnehmung der Verantwortung erforderlichen Kompetenzen sind vorhanden. Es wird eine angemessene Heterogenität der Mitglieder des obersten Leitungsorgans angestrebt.

Eine ordentliche Amtsperiode beträgt maximal vier Jahre. Wiederwahl ist möglich. Das oberste Leitungs­organ sorgt rechtzeitig für die Erneuerung seiner Mitglieder.

*Als nahe verwandt gilt: Verwandtschaft ersten Grades (Eltern/Kinder), zweiten Grades (Geschwister / Grosseltern /Enkelkinder) und dritten Grades (Neffen /Nichten).

Was muss eingereicht werden? Deklaration, Jahresbericht, Statuten; falls vorhanden: Handelsregistereintrag wird geprüft

Wie wird der Standard geprüft? Die Anzahl unabhängiger Mitglieder muss gemäss dem Standard gegeben sein. Es wird individuell beurteilt, ob die wesentlichen Kompetenzen vorhanden sind. Situationsbedingt werden auch die angestrebte Heterogenität, die Erneuerung der Mitglieder und die Entscheidungsstrukturen beurteilt.

 

Standard 5 | Interessenbindung

Interessenbindungen sind transparent und Interessenkonflikte werden vermieden.

Mitglieder des obersten Leitungsorgans legen ihre für die Tätigkeit der Organisation relevanten Interessenbindungen im Jahresbericht oder auf der Webseite der Organisation offen.

Kollidieren Interessen der Organisation mit Interessen von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans oder ihnen nahe stehenden Personen, so werden diese gegenüber dem obersten Leitungsorgan offengelegt. In diesem Fall tritt das betreffende Mitglied in den Ausstand.

Mitglieder des obersten Leitungsorgans müssen in den Ausstand treten, wenn sie oder eine ihnen nahe­stehende natürliche oder juristische Person bei einem Geschäft beteiligt sind.

Geschäfte der Organisation mit Mitgliedern des obersten Leitungsorgans oder ihnen nahestehenden Personen sind höchstens zu gleichen Bedingungen wie für Dritte abzuschliessen.

Wesentliche Transaktionen mit nahestehenden Personen* der Organisation sind im Anhang der Jahresrechnung offengelegt.

* Für die Definition von nahestehenden Personen gilt Swiss GAAP FER 15. In Ergänzung dazu gelten gemäss den Erläuterungen zu Swiss GAAP FER 21 als nahestehende Person von gemeinnützigen NPOs auch Organisationen, die einen mit der gemeinnützigen NPO koordinierten Zweck verfolgen. Beispiele nahestehender Personen von gemeinnützigen NPOs sind: Aktuelle und ehemalige Mitglieder des obersten Leitungsorgans (z.B. Vorstand, Stiftungsrat) und der Geschäftsleitung; Organisationen, die von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans kontrolliert werden; Organisationen, bei denen die gemeinnützige Non-Profit-Organisation einen bedeutenden Einfluss ausübt (z.B. durch Vertretung im obersten Leitungsorgan); Mitglieder, Gönner, Stifter der Organisation, die einen bedeutenden Einfluss ausüben; Förderverein der gemeinnützigen Non-Profit-Organisation; Organisationen, mit denen ein gemeinsamer Marktauftritt besteht. Nicht als nahestehend gelten einzelne Projektpartner, sofern nicht weitere Gründe auf einen massgeblichen Einfluss der gemeinnützigen NPO hinweisen.

 

Was muss eingereicht werden? Deklaration, Jahresbericht, Jahresrechnung, Website wird geprüft; situationsbedingt: Regelungen zum Umgang mit Interessenbindungen oder zur Vergabe von Aufträgen, Code of Conduct o.ä.

Wie wird der Standard geprüft? Der Standard ist grundsätzlich erfüllt, wenn es keine relevanten Interessenbindungen gibt. Falls es solche gibt, müssen sie gemäss dem Standard offengelegt sein und die Ausstandsregelungen eingehalten werden.

 

Standard 6 | Gewaltentrennung

Das oberste Leitungsorgan und die operative Geschäftsleitung sind personell und funktionell getrennt.

Ein Mitglied des obersten Leitungsorgans darf nicht gleichzeitig als deren Geschäftsleiterin oder Geschäftsleiter amtieren oder Mitglied der Geschäftsleitung sein.

Ein Mitglied des obersten Leitungsorgans darf nicht mit dem Geschäftsleiter oder der Geschäftsleiterin verheiratet, nahe verwandt oder verschwägert sein und auch nicht mit dieser/diesem in einer dauerhaften Partnerschaft leben.

Die Geschäftsleiterin oder der Geschäftsleiter darf im obersten Leitungsorgan nur mit beratender Stimme mitwirken.

Angestellte der Organisation dürfen – mit Ausnahme einer allfälligen Vertretung des Personals – nicht Mitglied im obersten Leitungsorgan sein.

Die funktionelle Trennung zwischen dem obersten Leitungsorgan als strategisches Führungs- und Aufsichtsorgan und der operativen Geschäftsführung ist durch eine klare Definition von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten schriftlich zu regeln.

Auf eine personelle Gewaltentrennung kann verzichtet werden, wenn die Organisation keine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt und wenn die operativen Aufgaben von den ehrenamtlich tätigen Mitgliedern des obersten Leitungsorgans so wahrgenommen werden, dass eine funktionelle Trennung gegeben ist.

Was muss eingereicht werden? Deklaration, Jahresbericht, Statuten; falls vorhanden: Regelungen zur Zuständigkeit der Organe (z.B. Geschäftsreglement, Kompetenzordnung, Stellenbeschreibungen etc.), Handelsregistereintrag wird geprüft

Wie wird der Standard geprüft? Die personelle Unabhängigkeit muss gemäss dem Standard gegeben sein und die funktionelle Trennung der Organisation angemessen schriftlich geregelt sein. Bei Organisationen ohne MitarbeiterInnen wird die funktionelle Trennung individuell beurteilt. Kriterien dafür sind Verteilung der Aufgaben und Entscheidungskompetenzen sowie Kontrolle unter den Mitgliedern des obersten Leitungsorgans.

 

Standard 7 | Interne Kontrolle

Die Organisation verfügt über angemessene interne Kontrollen und ein adäquates Risikomanagement.

Das oberste Leitungsorgan sorgt für eine angemessene interne Kontrolle und ein adäquates Risikomanagement in Bezug auf

  • das Erreichen der strategischen Ziele der Organisation
  • die wirkungsorientierte und effiziente Leistungserbringung
  • die transparente und wahrheitsgetreue Berichterstattung, Rechnungslegung und Kommunikation
  • die Einhaltung von Gesetzen, Normen und Werten der Organisation (Compliance)
  • die Prävention und Bekämpfung von Korruption

Die Organisation setzt unter anderem die folgenden Kontrollen ein:

  • Es gilt generell kollektive Zeichnungsberechtigung für rechtlich bindende Geschäfte.
  • Es gilt generell kollektive Zeichnungsberechtigung im Zahlungsverkehr.
  • Ausnahmen mit Einzelunterschrift sind schriftlich zu regeln und angemessen zu begrenzen.
  • Es gibt eine angemessene Trennung der Funktionen.

Was muss eingereicht werden? Sitzungsprotokolle der letzten zwei Jahre, Regelung zur Zeichnungsberechtigung oder Deklaration dazu; falls vorhanden: Dokumentation zur internen Kontrolle (z.B. IKS, Risikomanagement, Compliance), Kompetenzordnung, Unterlagen zu weiteren Zertifizierungen (VMI, ISO,...)

Wie wird der Standard geprüft? Grundsätzlich wird davon ausgegangen, dass bei grossen Organisationen (> CHF 10 Mio. Bilanzsumme / > CHF 20 Mio. Umsatz / > 50 FTE) das oberste Leitungsorgan für ein angemessenes Kontrollumfeld, zweckmässige Kontrollinstrumente und ein adäquates Risikomanagement zu sorgen hat. Bei kleineren Organisationen kann das oberste Leitungsorgan die Kontrolle über die Tätigkeit auch direkt selber wahrnehmen. Die Regelung der Zeichnungsberechtigungen muss dem Standard entsprechen.

 

Standard 8 | Vergütungen

Die Mitglieder des obersten Leitungsorgans erbringen ihre Leistung grundsätzlich ehrenamtlich. Die Ver­gütungen der Angestellten sind angemessen.

Für ordentliche Aufgaben von Mitgliedern des obersten Leitungsorgans als strategisches Führungs- und Auf­sichtsorgan gilt:

  • Mitglieder des obersten Leitungsorgans stehen – mit Ausnahme einer allfälligen Vertretung des Personals – in keinem arbeitsrechtlich entlöhnten Verhältnis zur Organisation.
  • Für besondere zeitliche Belastungen können moderate Vergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungs­organs ausgerichtet werden.
  • Effektive Spesen können zurückerstattet oder mit einer angemessenen Pauschale vergütet werden.
  • Die Höhe von allfälligen Vergütungen muss dem gemeinnützigen Charakter und der Grösse der Organisation Rechnung tragen.
  • Beurteilt wird die Höhe der Summe aller Vergütungen. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form diese entrichtet wurde ( z. B. als Stunden-, Tages- oder andere Sätze, als Amts-, Jahres-, Sitzungs-, Spesen- oder andere Pauschalen ). Die Rückerstattung von belegten Auslagen, die nicht durch Pauschalspesen abgedeckt sind, zählt nicht zu den Vergütungen.
  • Allfällige Vergütungen sind sachlich nachvollziehbar und transparent durch Beschluss des obersten Leitungsorgans festzulegen.

Mitglieder des obersten Leitungsorgans können unter folgenden Voraussetzungen andere, entschädigte Auf­gaben in Form eines Auftrags/Mandats übernehmen:

  • Das oberste Leitungsorgan wahrt seine Aufsichtspflicht.
  • Die Gewaltentrennung zwischen dem strategischen Führungs- und Aufsichtsorgan und der operativen Geschäftstätigkeit bleibt gewährleistet oder es handelt sich um eine ausserordentliche, zeitlich ­befristete Aufgabe.
  • Aufgabe, Dauer und Vergütung sind durch Beschluss des obersten Leitungsorgans festzulegen.
  • Die Vergütung darf nicht höher sein als in der beauftragten Branche üblich.

Die Gesamtvergütung von Abs. 2) und Abs. 3) schliesst sämtliche durch die Organisation entrichteten Vergütungen ein. Sie muss dem gemeinnützigen Charakter und der Grösse der Organisation sowie der zeitlichen Belastung angemessen sein.

Für Angestellte und für die Geschäftsleitung gilt: Die Vergütungen sind den Anforderungen, der Qualifikation, der Verantwortung und der Arbeitsleistung angemessen. Die Löhne für die Mitglieder der Geschäftsleitung orientieren sich zudem an den Ansätzen in anderen, ähnlichen gemeinnützigen Organisationen.

Die entrichteten Gesamtvergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sowie an die Mitglieder der Geschäftsleitung müssen gemäss den Bestimmungen von Swiss GAAP FER 21 im Anhang der Jahresrechnung je summarisch offengelegt werden.

Entrichtete Vergütungen an die Präsidentin oder an den Präsidenten müssen zusätzlich gesondert ausgewiesen werden.

Aufträge/Mandate an Mitglieder des obersten Leitungsorgans müssen gemäss den Bestimmungen von Swiss GAAP FER 21 als Transaktion mit nahestehenden Personen im Anhang der Jahresrechnung ausgewiesen werden.

Gegenüber der Zewo müssen die individuellen Vergütungen an die Mitglieder des obersten Leitungsorgans sowie die Vergütungen an den Geschäftsleiter oder die Geschäftsleiterin einzeln offen gelegt werden.

Was muss eingereicht werden? Deklaration der Vergütungen und Spesen an Mitglieder des obersten Leitungsorgans, Deklaration der Vergütung an den/die Geschäftsleiter/in, Beschlüsse des obersten Leitungsorgans betreffend Vergütungen und allfällige Aufträge/Mandate.

Wie wird der Standard geprüft? Vergütungen für Mitglieder des obersten Leitungsorgans und für den/die Geschäftsleiter/in werden als angemessen beurteilt, wenn Sie innerhalb der Bandbreiten* für vergleichbare Funktionen in anderen zertifizierten Organisationen** liegen. Aufträge/Mandate müssen gemäss dem Standards erteilt, abgeschlossen und offen gelegt werden. Die Vergütungen müssen gemäss dem Standard fest- und offen gelegt sein. Bei sehr hohen Gesamtvergütungen (für ordentliche Tätigkeit und Mandate), wird diese im Einzelfall beurteilt.

* Die Bandbreiten werden anhand von periodischen Erhebungen bei Organisationen mit Zewo-Gütesiegel und unter Berücksichtigung der relevanten wissenschaftlich nachweisbaren Erklärungsfaktoren festgelegt (Vergütungsstudie/Lohnrechner).

**Gibt es in begründeten Ausnahmefällen keine vergleichbaren Funktionen in anderen zertifizierten Organisationen, so kann die Beurteilung anhand von ähnlichen Funktionen in vergleichbar grossen Organisationen des Service public an einem ähnlichen Standort erfolgen. Der Vergleich ist durch die Organisation zu erbringen und muss für die Zewo nachvollziehbar sein.

Einführung

Die 21 Zewo-Standards sind seit dem 1.  Januar 2016 in Kraft.

Hilfswerke mit Zewo-Gütesiegel werden in Prüfverfahren, die ab dem 1. Januar 2017 eröffnet werden, nach den im Reglement zum Zewo-Gütesiegel festgehaltenen Bestimmungen auf die Einhaltung der 21 Zewo- Standards geprüft.

Hilfswerke ohne Zewo-Gütesiegel werden ab dem 1. Juli 2016 nach dem Reglement zum Zewo-Gütesiegel auf die Einhaltung der 21 Zewo-Standards geprüft.