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Monitoring

Qu’est-ce que vous cherchez ?

Pendant la mise en œuvre de l’activité, les données relatives aux différents indicateurs spécifiques font continuellement l’objet d’un recensement. De cette manière, l’on est informé en tout temps des progrès de la prestation de service ou du projet, des objectifs atteints et de l’utilisation faite des moyens dégagés.

A cet effet, beaucoup d’organisations ont mis en place des contrôles relatifs aux délais, aux coûts et à la qualité. Elles comparent systématiquement les plans d’activité avec les comptes rendus intermédiaires relatifs aux prestations délivrées, et les budgets avec les décomptes. De temps en temps, elles vont juger du déroulement des activités sur le terrain.

Dans le cadre du monitoring, il conviendrait de garantir que les données nécessaires à la mesure de l’efficacité soient également recensées et enregistrées de manière fiable. Les interfaces entre gestion du projet et gestion des risques doivent en tous les cas être précisées. Quant à la question de savoir si un système de monitoring allant jusqu’au niveau de la prestation est suffisant pour compléter les données relatives à l’efficacité, ou bien si un système de monitoring doit s’étendre jusqu’au niveau de l’effet, les opinions divergent à cet égard parmi les spécialistes.

Si l’on constate que la délivrance des prestations effective s’écarte de l’output planifié, les raisons et conséquences devraient en être analysées. Ainsi, il est possible de prendre à temps les mesures de rectification requises pour atteindre l’effet visé, pour que ce dernier ne soit pas compromis.


Attention
Dans la pratique, le risque est souvent de voir le monitoring devenir soit trop superficiel, soit trop compliqué. Dans un cas, il y a trop peu de données. Dans l’autre, des cimetières de données sont générés, qui ne seront jamais utilisées. Les planifications sont souvent trop ambitieuses et les Indicateurs fixés ne peuvent alors pas être mesurés. De tels systèmes de suivi tendent à être assez rapidement abandonnés. Or, c’est déjà lors de la Planification qu’il convient d’accorder toute l’attention nécessaire aux aspects de la faisabilité et des coûts raisonnables.