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Formuler le mandat

Qu’est-ce que vous cherchez ?

Lorsque l’efficacité est mesurée et appréciée par une équipe interne, mais a fortiori lorsqu’une équipe externe ou mixte en est chargée, le mandat précis et le planning relatifs à l’opération de mesure devraient être fixés par écrit.

Un mandat de mesure de l’efficacité ou d’évaluation peut avoir la structure suivante:

Modèle de structure pour une évaluation

Finalité et intérêt (motifs)
Dans quel but l’évaluation est-elle conduite et à quoi serviront les résultats? Par exemple:

  • Optimiser les processus et procédés
  • Perfectionner la stratégie ou la politique de l’organisation
  • Décider de la poursuite d’un projet ou programme
  • Rendre des comptes aux bailleurs de fonds ou à l’opinion publique 


ZiBut (objectifs)  
A quel sujet l’évaluation doit-elle fournir des constats?  
Par exemple: 

  • Confirmer qu’une prestation spécifique (output) a été délivrée, un effet spécifique produit au sein d’un groupe cible (outcome) ou une contribution apportée à un but de développement global.
  • Juger si une intervention spécifique a été efficiente, efficace et pertinente.
  • Enoncer des constatations, conclusions et recommandations au sujet d’un projet ou programme spécifique.


Umfang (scope)
Der Umfang der Evaluation soll klar definiert werden, indem die wichtigsten Eckpunkte klar umschrieben werden. Zum Beispiel:

Portée (scope)
La portée de l’évaluation doit être clairement définie, en précisant distinctement ses délimitations. 
Par exemple:

  • Dans les thèmes traités  
  • Dans la période temps considérée  
  • Dans les activités considérées  
  • Dans les moyens déjà employés 
  • Dans l’étendue géographique 
  • Dans les groupes cibles


Participants et sphères concernées
Qui participe à l’évaluation ou qui est touché par elle? 
Par exemple:

  • Les collaborateurs responsables du projet 
  • Les organisations intermédiaires
  • Le groupe cible 
  • Les organisations partenaires
  • Le gouvernement  


Quels intérêts et besoins ont ces (groupes de) personnes? Comment sont-ils pris en compte? 
Compte renduComment rend-on compte des résultats? Y a-t-il d’autres «produits›› à livrer en dehors du compte rendu traditionnel? 
Par exemple:

  • Compte rendu traditionnel 
  • Workshop avec les participants
  • Debriefing avec les responsables du projet
  • Présentations aux responsables de la ligne
  • Documents «Enseignements à tirer» 


Budget

  • Les coûts sont-ils proportionnels à la complexité de la problématique et à la valeur de l’information visée?

De quoi faut-il convenir par écrit?

  • Fixer les buts, l’utilité et l’angle d’approche de l’évaluation
  • Formuler les questions de l’évaluation  
  • Convenir des délais et du budget 
  • Il est possible d’accompagner de tels mandats de normes de qualité (c.f. SEVAL
  • Définir le format du compte rendu