Während der Umsetzung des Projekts werden in einem kontinuierlichen Prozess die Daten zu den spezifischen Indikatoren erhoben. So wird laufend über die Fortschritte des Projekts, die erreichten Ziele und über die Verwendung der bereitgestellten Mittel informiert.
Viele Organisationen verfügen dazu über Termin-, Kosten- und Qualitätskontrollen. Sie vergleichen die Aktivitätenpläne mit den Zwischenberichten zu den erbrachten Leistungen und die Budgets mit den Abrechnungen. Von Zeit zu Zeit machen sie sich über die Durchführung der Aktivitäten selber ein Bild vor Ort.
Im Rahmen des Monitorings sollte sichergestellt werden, dass auch die für die Wirkungsmessung nötigen Daten verlässlich erhoben und erfasst werden. Allenfalls müssen Schnittstellen zum Projekt- und Risikomanagement geklärt werden. Zur Frage, ob ein Monitoringsystem bis zur Leistungsebene reichen soll und die Wirkungsdaten dann ergänzt werden oder ob ein Monitoringsystem bis zur Wirkungsebene reichen soll, wie es beispielsweise der Results-based Monitoring Ansatz der Weltbank vorsieht, gibt es auch in Fachkreisen keine einheitliche Meinung.
Wird festgestellt, dass die effektive Leistungserbringung vom geplanten Output abweicht, sollten die Gründe und Konsequenzen analysiert werden. So können frühzeitig korrigierende Massnahmen eingeleitet werden, um das Erreichen der geplanten Wirkung nicht zu gefährden.
| Achtung In der Praxis besteht die Gefahr, dass das Monitoring entweder zu oberflächlich oder zu kompliziert ist. Im einen Fall liegen zu wenig Daten vor. Im anderen Fall werden Datenfriedhöfe produziert, die nie genutzt werden. Die Planungen sind oft zu ambitiös und die festgelegten Indikatoren können dann nicht gemessen werden. Solche Monitoringsysteme werden jeweils schnell wieder über Bord geworfen. Bereits bei der Planung sollten der Machbarkeit und einem vernünftigen Aufwand die genügend Bedeutung zugemessen werden. |